Aan de vergadertafel hebben we blinde vlekken

Communicatiewetenschapper Jeffrey Hall onderzocht hoeveel tijd mensen nodig hebben om echte vriendschappen op te bouwen. Het vraagt meer dan 200 uur samen om van kennissen echte vertrouwelingen te worden. Dat is samen-tijd die collega’s die nieuw zijn voor elkaar, nog niet delen. Bovendien gaat het niet alleen om het aantal klokuren samen achter een bureau of een vergadertafel. Wie iets wil laten groeien tussen mensen, moet die relatie buiten de vaste kaders brengen.

Professioneel vertrouwen, complementaire samenwerking, gedeeld inzicht in elkaars sterktes en blinde vlekken, de bereidheid om elkaar aan te spreken: dat ontstaat niet vanzelf. Rond de vergadertafel ontmoeten mensen elkaar binnen een smal voorafbepaald kader: de agenda, de functie, het probleem dat opgelost wordt. Wat er verder leeft, hoe iemand denkt, wat hem drijft, waar hij tegenaan loopt, wat hij nodig heeft om goed samen te werken, blijft buiten beeld. Niet omdat mensen het bewust verbergen. Wel omdat de setting bepaalde gesprekken niet uitlokt. Bij veel fusies tuig je structuren op, teams, rollen, mandaten, overleg, terwijl je fundamentele blinde vlekken houdt voor wat de samenwerking straks draagt of breekt.

Stel jezelf de vraag: hoeveel van die uren plan jij bewust in buiten die kaders, voor de mensen die jouw fusie straks dagelijks zullen waarmaken?

Tijd om te verwerken, op meer dan één laag

Een fusie heeft doorlooptijd nodig. Zoals goede koffie niet gehaast gezet wordt: ze vraagt tijd om te trekken, om de smaken te laten verweven. Zo werkt het ook met mensen die in een nieuwe realiteit belanden. Die verwerking gebeurt niet alleen in het hoofd. Ze zit ook in de buik en het hart: het gevoel of je erbij hoort, of je gezien wordt, of je de nieuwe koers kunt onderschrijven.

Want mensen tekenden in om te werken voor organisatie X. Plots werken ze voor organisatie XY. Dat is geen kleine verschuiving. Het is een hercontractering met de organisatie, met nieuwe collega’s, met een nieuwe opdracht. Die hercontractering vraagt ruimte: om vragen te stellen die nog niet gesteld zijn, om te toetsen of wat er verwacht wordt redelijk en werkbaar is, om zichzelf individueel en als team te verhouden tot de nieuwe realiteit. Wie die ruimte niet geeft, krijgt stilzwijgende ontkoppeling terug.

Geef die verwerking een plek. Niet in een extra informatiesessie, wel in een andere soort tijd: informeel, samen, zonder uitkomst op voorhand. Een lijf liegt niet. Wat mensen in een vergaderzaal kunnen verbergen of zelf nog niet weten, komt in een andere context naar boven. Niet als zwakte, wel als informatie.

Een andere plek maakt andere gesprekken mogelijk

Wie mensen uit hun gekende omgeving haalt, letterlijk buiten, op onbekend terrein, met iets op het spel, zet iets in gang wat in een vertrouwde ruimte niet lukt. De natuur kent geen vergaderstructuur, geen hiërarchie, geen agenda. Ze vraagt aanwezigheid, samenwerking en echte keuzes. Ze confronteert mensen met zichzelf en met elkaar op een manier die beklijft, lang nadat de flipcharts zijn opgerold en de catering is afgeruimd.

Dat versnelt vertrouwen. En vertrouwen is de enige bodem waarop samenwerking in een gefuseerde organisatie kan groeien. Niet het organigram, niet de nieuwe naam boven de deur. Vertrouwen. Dat groeit in gedeelde uren, en het groeit sneller als die uren ergens anders zijn dan waar mensen altijd al zitten.

Overnachten samen is geen luxe. Het is een investering met een rekening die je anders later betaalt: in stille ontkoppeling, in uitgestroomde profielen, in een cultuur die niet één wordt.

Een fusie is pas geslaagd als de mensen die haar zullen waarmaken, dat ook willen doen

Zij tekenden in voor organisatie X. Zorg dat ze ook willen tekenen voor organisatie XY. Dat vraagt meer dan een goed verhaal en een nieuwe naam boven de deur. Dat vraagt tijd samen, echte tijd, buiten de agenda. Schat hen daarvoor naar waarde. Neem hen au sérieux, vroeg genoeg.

Ziehier mijn vorige post over M&A en fusies: https://www.linkedin.com/pulse/op-papier-mislukken-fusies-niet-kobe-smits-bu1qe/?trackingId=hX8CnjiASfm9y%2BIdnf82rg%3D%3D

Bron: Jeffrey Hall, How many hours does it take to make a friend?, Journal of Social and Personal Relationships, 2018.

Ik ben gevormd als psycholoog. Als directeur van een opvangcentrum voor vluchtelingen bij Fedasil, als trainer en consultant in Ethiopië, en nu als Executive Director van Outward Bound Belgium. Wat mensen drijft, verbindt en soms tegenhoudt: daar blijf ik graag nieuwsgierig naar. Van boardroom tot rotswand is de rode draad in mijn leven hoe we mens kunnen blijven in een wereld die dol draait. En hoe zoekende leiders met sterke schouders hiertoe kunnen bijdragen. Met deze nieuwsbrief denk ik hardop over hoe we die menselijke maat kunnen koesteren in teams, in organisaties en in de samenleving.